В статье расскажем, как мы подружили производство с финансовым учётом. Теперь учредитель компании сам отслеживает показатели выпуска продукции с телефона.

Компания занимается производством и монтажом вентиляционного оборудования. У неё много производственных площадок и несколько переделов на каждом виде продукции. Некоторые продукты поставляются за границу в готовом виде, другие перевозят в виде заготовки и доделывают на месте. У каждой продукции своя схема производства.

Проблема:

1. Неудобные для анализа отчёты. Компания вела производственный учёт в 1С, Google-таблицах, Excel. Информация находилась в разных программах и плохо воспринималась визуально. Работу по сбору данных выполняли, но использовать их было сложно.
2. Некорректные данные. В связи с постоянным наращивание производства, изменением схем поставок, открытием новых цехов информация могла теряться или отображаться в отчётах некорректно. К тому же разные сотрудники по-разному интерпретировали одни и те же показатели, отсюда возникали расхождения в данных.
3. Недоверие к цифрам в учётных системах. Среди сотрудников было мнение, что вручную вносить данные в Excel надёжнее, чем вести учёт в 1С.
4. Низкая дисциплина заполнения данных. Сотрудники несвоевременно и не всегда качественно вносили информацию в программу.

Задача: Оперативно отслеживать выпуск изделий.

Что предприняли:
Чтобы решить задачу клиента, мы внедрили аналитику в Power BI. Для этого:

1. Собрали команду проекта. С нашей стороны в неё вошли продакт, два финансиста и куратор; со стороны клиента — руководитель проектов по автоматизации и замдиректора по производству.
2. Согласовали номенклатурную сетку продукции, которая стала единой для всех отчётов.
3. Внедрили единую методологию сбора данных и настроили связку 1С и Power BI так, чтобы передавать номенклатуру по определённому признаку.
4. Назначили ответственных за занесение и контроль корректности данных в 1С. Зафиксировали в регламенте.
5. Создали систему отчётов на дашбордах. Для этого мы прошли несколько итераций, учитывая пожелания пользователей и технические нюансы выпуска продукции и полуфабрикатов. И в итоге получили отчёты по производству продукции — как полуфабрикатов, так и готовых изделий, переделам, выработке на персонал, движению продукции, план-факт выпуска по цехам. Всё в разрезе номенклатур.

Результат:
1. Во-первых, теперь данные в отчётах корректные, им можно доверять и с опорой на них принимать решения. Этого нам удалось добиться благодаря внедрению методологии учёта, настройки 1С и закрепления ответственных за занесение информации в систему. Даже сотрудники перестали сопротивляться работе в 1С и оценили сокращение трудозатрат по сравнению с ведением отчётности в нескольких Excel-таблицах.

2. Теперь руководители компании видят наглядные визуальные отчёты (в том числе с телефона) в онлайн-режиме.

• Показатели эффективности: выработка, план-факт выпуска и численности, динамика выпуска по дням. График позволяет сопоставить плановые и фактические показатели.
• Деньги: выпуск в ценах реализации для отдельных видов изделий.

3. Стало легче контролировать процесс производства, он стал прозрачнее. Система позволяет настроить обновление данных дашборда хоть каждые полчаса, чтобы оперативно отслеживать все изменения.
4. По словам клиента, после внедрения дашбордов в компании появился драйв — данные стали доступными и понятными — и появилась мотивация их отслеживать и работать над улучшениями. Стало понятно, на что воздействовать, чтобы оптимизировать результат.